为进一步规范我校档案工作，提高档案管理水平，有效地保护和利用档案，为学校教学、科研和党政管理等各项工作服务，为社会服务，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《高等学校档案管理办法》和《肇庆学院档案管理办法（2024 年修订）》精神，拟定以下档案收集参考范围：

一、党政办公室

1.上级党组织有关党的建设的文件材料

2.上级制发的有关高校行政综合管理的所有文件

3.学校制发的所有全校性规章制度（含决定、办法、批示、通报和通知等）

4.学校党代会文件全部材料

5.学校党委会、校长办公会记录、纪要、决议及会议讨论的文件

6.学校年度工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）、工作简报、大事记等

7.学校召开的重要工作会议形成的全部文件材料

8.保密、秘书工作的有关文件

9.各二级单位年度工作计划、报告（包括调查报告）、总结（包括经验总结）等

10.学校机构的设置、撤并、更名以及启用印章的有关材料和印模

11.学校在干部任命、表彰和奖励先进、处分和撤销处分材料、群众来信来访等过程中形成的所有文件材料

12.学校与有关单位签订的合同、协议及台账

13.学校获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料、学校受赠的重要纪念品及物品

14.本校重要活动的声像材料

15.其他应归档材料

二、纪检监察室

1.党员处分、复查及撤销处分等材料

2.群众来信来访及处理意见

3.受理重大案件所形成的文件和查证、验证材料

4.本单位重要活动的声像材料

5.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

6.其他应归档材料

三、组织部

1.副处以上干部名册

2.二级党委、直属党总支改选报告、审批材料

3.二级党委、直属党总支委员名册、党员名册、发展新党员、预备党员转正名册

4本校党校工作计划、教学计划安排、总结、学院名册等材料

5.关于吸收新党员、预备党员转正或取消资格、党员退党的文件材料

6.组织关系转入情况、转出情况一览表

7.党员转移组织关系介绍信存根

8.干部培养、考核、使用及管理计划、规划、制度、情况汇报、总结等材料

9.本单位重要活动的声像材料

10.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

11.其他应归档材料

四、宣传统战部

1.反映本校重大活动的剪报图表，对外宣传报导（报刊或电台）的稿件

2.党委理论中心组学习有关资料；党的政治思想工作及组织时事政策学习以及其他宣传教育、统战工作的专题计划、情况反映、简报、会议记录等材料

3.《肇庆学院报》及重要的原稿

4.本校参加各级人大代表、政协委员名单（册）和审批材料

5.各民主党派成员和负责人名册及有关材料

6.台、港、澳和侨务工作材料

7.本单位重要活动的声像材料

8.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

9.其他应归档材料

五、学生工作部（招生与就业指导中心）

1.各二级学院学生思想政治工作人员名单

2.勤工俭学有关材料

3.有关毕业生工作的上级文件、毕业生就业统计表、毕业生就业方案及毕业生其他相关材料

4.与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料

5.本单位重要活动的声像材料

6.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

7.其他应归档材料

六、人力资源部

1.教师进修培训、业务考核材料

2.人事统计报表

3.教职工名册和合同工名册

4.副教授以上教师和有贡献的科技人员、知名人士登记表，各系、教研室、研究室正副主任名册

5.教职工评定、聘任专业技术职称材料及上级批复

6.教职工工资调整材料名册

7.教职工转正定级材料

8.教职工校内调动材料

9.教职工录用、调入、调出有关材料（转移行政、工资关系介绍信）

10.教职工退职、离职和出国有关材料

11.教职工福利工作有关材料

12.教职工商调函件

13.使用临时工名册等有关材料

14.聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关文件材料

15.教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料

16.本单位重要活动的声像材料

17.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

18.其他应归档材料

七、教务部

1.教学检查、各级优秀教学质量评奖材料、教学工作会议文件资料等

2.学风建设的条例、决定、通知、计划、报告、总结

3.教师工作量的规定及执行情况、统计资料

4.教学差错、事故情况及处理结果

5.教学工作文件资料汇编、汇集、教学简报等

6.学科、专业、实验室建设计划、论证、评估、申报、审批材料、简报、统计、总结等

7.重点学科、专业、实验室建设材料

8.学生运动会材料

9.招生工作材料

（1）本校上报的招生计划和方案、上级下达的招生计划、方案

（2）本校招生简章、专业介绍、请示及批复文件材料

（3）新生录取名册和批复材料

（4）委托培养合同、协议书等

10.学籍管理材料

（1）学生人数统计表、新生入学登记表

（2）学生学籍表、成绩登记表

（3）学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学、插班）

（4）学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

（5）学生处分材料

11.课堂教学与教学实践

（1）各专业教学计划、方案、教学大纲、课程建设要求及安排，校历表，课表

（2）实习时间计划、方案、总结等材料

（3）教学研究工作计划、规划、总结等材料

（4）教学研究开题报告、任务书、合同书、执行情况、研究报告及全部原始材料

（5）教师和各类学生教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料

12.学位工作

（1）本校学位评定条例、办法及计划、总结

（2）本校学位委员会会议记录、决定

（3）授予学位的名单
（4）本科生优秀学士学位论文及评审材料

13.毕业生材料

（1）上级有关毕业生工作的文件材料

（2）各类毕业生、结业生名册（内含毕、结业证号）

（3）毕业生其他相关材料

14.教材

（1）自编、主编教材、专著

（2）各学院、系各专业使用教材目录、简介

（3）自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

（4）虽未正式出版、但具有保存价值的教材、讲义、习题

15.本单位重要活动的声像材料

16.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

17.其他应归档材料

八、研究生院

1.研究生教育教学检查、各级优秀教学质量评奖材料、教学工作会议文件资料等

2.学风建设的条例、决定、通知、计划、报告、总结

3.教师工作量的规定及执行情况、统计资料

4.教学差错、事故情况及处理结果

5.教学工作文件资料汇编、汇集、教学简报等

6.学科、专业、实验室建设计划、论证、评估、申报、审批材料、简报、统计、总结等

7.重点学科、专业、实验室建设材料

8.研究生招生工作材料

（1）本校上报的招生计划和方案、上级下达的招生计划、方案

（2）本校招生简章、专业介绍、请示及批复文件材料

（3）新生录取名册和批复材料

（4）委托培养合同、协议书等

9.研究生学籍管理材料

（1）学生人数统计表、新生入学登记表

（2）学生学籍表、成绩登记表

（3）学生学籍变更材料（升级、留级、休学、复学、转学、退学、插班）

（4）学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班级）

（5）学生处分材料

10.课堂教学与教学实践

（1）各专业教学计划、方案、教学大纲、课程建设要求及安排，校历表，课表

（2）实践教学时间计划、方案、总结等材料

（3）教学研究工作计划、规划、总结等材料

（4）教学研究开题报告、任务书、合同书、执行情况、研究报告及全部原始材料

（5）教师和各类学生教学研究的重要成果、成果鉴定、获奖等材料

11.研究生学位工作

（1）本校学位评定条例、办法及计划、总结

（2）本校学位委员会会议记录、决定

（3）授予学位的名单

（4）硕士研究生学位论文及评审材料

12.毕业生材料

（1）上级有关毕业生工作的文件材料

（2）各类毕业生、结业生名册（内含毕、结业证号）

（3）毕业生其他相关材料

13.教材

（1）自编、主编教材、专著

（2）各学院、系各专业使用教材目录、简介

（3）自编、主编教学指导书、实习指导书和习题集

（4）虽未正式出版、但具有保存价值的教材、讲义、习题

14.本单位重要活动的声像材料

15.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

16.其他应归档材料

九、继续教育学院

1.本校举办的专修班、证书班、夜大学、进修班、函授班、自考班、短期培训班的协议书、合同、情况汇报、总结等文件材料

2.教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖，先进个人事迹、名册等

3.教学工作文件资料汇编、汇集、教学简报

4.各类学生招生计划、简章、专业介绍，请示与批复文件材料

5.新生录取名册及批复等材料

6.学生人数统计表、新生入学登记表、学生学籍表、成绩登记表、新生保留、取消入学资格名单及有关材料

7.学生奖惩材料

8.各专业教学计划、方案、教学大纲、课程建设要求及安排、课表等材料

9.优秀毕业生论文、学位名册、学位证书样本

10.毕业生名单、毕业证书签领表

11.本单位重要活动的声像材料

12.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

13.其他应归档材料

十、科学技术部

1.组织、参与召开的科技大会、学术交流研讨会中形成的文件材料

2.科研项目、学术论文及论著有关评审结果材料、科研成果材料

（1）科研课题审批文件、开题报告与课题调研论证材料、任务书、合同、协议书、课题研究计划等

（2）研究计划执行情况、各种原始记录、数据处理材料、设计文字说明和图纸、阶段性小结、年度报告、样品、标本及其他配套资料等

（3）研究报告、论文专著、专家评审材料、鉴定材料、总结材料

（4）科研成果登记表、报告表、奖励申报与审批材料、获奖材料原件或影印件、专利申请书或证书原件或影印件

（5）科研成果转化合同、协议书、生产定型鉴定材料等

3.本单位工作重要活动的声像材料

4.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

5.其他应归档材料

十一、发展规划部

1.本校事业发展规划相关材料

2.本校重大专项改革事项调研、论证的相关材料

3.学科建设与发展相关材料

4.“冲补强”提升计划实施方案和评估材料、“冲补强”资金项目的预算编制、论证、申报、监管、自评及绩效考核材料

5.学校教育评价改革相关资料

6.本单位工作重要活动的声像材料

7.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

8.其他应归档材料

十二、财务部

1.财会档案移交清册、销毁清册

2.各类会计报表

3.各类会计账簿

4.各类会计凭证

5.工资清册与奖贷金

6.本单位工作重要活动的声像材料

7.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

8.其他应归档材料

十三、审计工作部

1.校内机构、各直属单位领导的离任经济责任审计材料

2.本单位工作重要活动的声像材料

3.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

4.其他应归档材料

十四、资产设备管理部

1.合同金额大于等于10万元的采购项目资料（含申购报告、计划、论证资料、上级或主管领导批复和准购批示、采购项目实施过程文件、采购合同、验收材料及其他重要补充材料）及台账

2.本单位工作重要活动的声像材料

3.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

4.其他应归档材料

十五、对外交流合作部（港澳台和外事工作部）

1.出国（境）人员考察、访问、参加学术活动、讲学、进修、留学等工作中形成的文件材料（审查材料、选派对象的登记表、专家推荐信、邀请信，工作计划、请示、批复、总结材料）

2.出国（境）进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件）

3.各类出国人员其他有关材料（本校和上级主管机关的审批材料，返校后的总结、汇报等）

4.出国团组或个人联系办理出国事宜的来往信函

5.邀请、聘请外籍人士的计划、批复和来往函件

6.外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料（名册、简介）

7.外籍教师、专家、学者及友好人士来校讲学的讲稿、教材等材料

8.来校进修、短期培训研究的外籍人士有关材料

9.留学生毕业照片

10.在校外籍教师名册及相关材料

11.中外合作校际协议、合同、项目纪要、备忘录

12.双方互赠的礼品，纪念品、互致贺电、礼节性往来信函等

13.国外友好人士捐赠给学校的教学、科研书籍

14.与国外合作办学的请示及批复、协议书、来往信函等有关材料

15.授予外籍人员名誉称号的材料

16.本单位工作重要活动的声像材料

17.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

18.其他应归档材料

十六、总务后勤部

1.房屋管理、调配使用、转移等的规定、总结

2.防震、防汛、三废治理工作的文件材料

3.爱国卫生总结、规定、通知等文件

4.上级机关有关医院工作的文件

5.本校师生员工健康状况统计表、体检情况统计表

6.本单位工作重要活动的声像材料

7.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

8.其他应归档材料

十七、基础建设部

1.基建项目资料

（1）基建项目建议书及上级批复

（2）可行性研究资料

（3）设计基础材料

（4）设计文件

（5）工程管理文件（征用土地批准文件、红线图、拆迁、补偿协议书、承包合同、招投标文件、施工执照、消防水电等相关材料）

（6）施工过程文件

（7）竣工、验收文件及工程概算、预算、决算文件

（8）施工监理文件

2.交付使用的固定资产等基建财务资料

3.本单位工作重要活动的声像材料

4.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

5.其他应归档材料

十八、保卫部（武装部）

1.本校师生员工涉及案件的材料

2.复员、转业、退伍军人、军烈属名册及相关材料

3.武装、保卫工作重要活动的声像材料

4.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

5.其他应归档材料

十九、工会

1.工会会员代表大会和教职工代表大会的有关文件

2.评选、表彰工会先进集体和个人的材料、名单等

3.基层工会干部名册

4.工会会费收支管理情况

5.教工运动会材料

6.妇女工作材料

7.工会工作重要活动的声像材料

8.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

9.其他应归档材料

二十、团委

1.团员代表大会的文件、团员干部名单

2.本校学代会文件、学生会文件等

3.表彰和奖励先进二级团委、优秀团员材料

4.处分团员的材料及复查材料

5.批准入团、离团材料及名单

6.本校学生组织参与的各种学会、社团、社会实践的有关材料

7.本校各种学会、社团的名称、名单、章程、刊物

8.本单位工作重要活动的声像材料

9.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

10.其他应归档材料

二十一、各二级学院

1.应届毕业生合影

2.学院重要活动的声像材料

3.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

4.其他应归档材料

二十二、教学质量监测与评估中心

1.毕业生质量跟踪调查及信息反馈材料

2.教学评估相关资料

3.专业认证相关资料

4.教学督导相关资料

5.本单位工作重要活动的声像材料

6.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

7.其他应归档材料

二十三、学报编辑部

1.原稿（含照片、手迹原件）或复制件（退还作者后应有原稿签收单）

2.各级审稿单或历次审稿意见与作者的来往信件

3.出版通知单、书刊、音像出版物样品

4.获奖或受查处情况的文件材料

5.本单位工作重要活动的声像材料

6.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

7.其他应归档材料

二十四、校友会、基金会秘书处

1.校友会、基金会秘书处重要会议记录、纪要、捐赠芳名录等重要材料

2.本单位工作重要活动的声像材料

3.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

4.其他应归档材料

二十五、其他单位（创新创业学院、现代教育技术中心、教师教育学院<教师发展中心>、图书馆（档案馆）、美术馆、经济社会与历史文化研究院<乡村振兴研究院>、国家大学科技园管委会办公室、离退休党委等）

1.本单位重要会议记录、纪要等材料

2.本单位工作重要活动的声像材料

3.本单位获各种省、部级以上奖励证书或奖状等材料

4.其他应归档材料