各单位：

    根据《高等学校档案工作规范》和《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）的有关规定，结合学校档案工作实际，现就我校2015年有关档案材料的立卷归档工作通知如下：

    一、归档内容及范围

    归档内容为2014年学校各部门在招生、教学、科研、管理等活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的文件材料，重点以学校、学校各部门形成的文件材料为主。

    归档范围包括党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、出版物、外事、财会等九大类文件材料。各部门具体归档范围参见学校2012年3月印发的《肇庆学院档案工作规章制度汇编》中各类档案归档实施细则。

    二、案卷归档分工及质量要求

    以文件形成部门、课题组为立卷单位是高校档案工作的基本归档制度。立卷人应当按文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷后交本部门兼职档案员，由各单位兼职档案员在规定时间内统一向学校档案馆移交。全校性、综合性的文件材料由党委办、院长办负责立卷归档；学校照片档案由党委宣传部负责收集归档（规格：3.5*5.5英寸，并标注图中事件发生时间、地点、人物、事由、摄影者）；毕业生班级合影照片由各二级学院负责收集归档（规格：6*10英寸，相片下方标注班级届别，后附学生姓名）；其它各类档案由各职能部门负责相应门类文件材料的立卷归档。

    归档的质量要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，书写材料利于长期保存。

    三、归档时间及要求

    高校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，是教学、科研和党政管理工作的重要组成部分，也是维护学校真实面貌的重要事业。各单位必须加强对本单位档案工作的领导和管理，认真做好2014年档案材料的收集、整理工作。按照《档案法》“档案必须集中管理，任何人不得据为己有”的规定，学校各类档案实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开发利用。请各单位兼职档案员按以下时间和要求向学校档案馆移交档案：

    1.按年度归档的2014年党政管理材料以及综合管理文件材料于2015年4 月30日前移交；

    2.按学年度归档的毕业生学籍表、成绩表等学籍材料应以班为单位，分别按学号顺序排列并填写卷内目录后，2015届全日制学籍材料于2015年12月30日前移交，2014届函授学籍材料于2015年4月30日前移交；

    3.2015届毕业生的班级合影照片于本学期结束前移交；

    4.科研类材料应在科研课题完成后两个月、基建材料应在项目结算后三个月内移交；

    5.根据相关规定，2011年的财会档案由学校财务部门保管3年已期满，于2015年4月30日前移交。

 

 

 

                                                       二 〇一五年四月二日